Ce este un sistem ERP și cum funcționează într-o companie?

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este un program care conectează activitățile unei companii, precum vânzările, gestiunea stocurilor, producția și contabilitatea, folosind o bază de date comună. Datele unui client sau ale unui produs pot fi preluate în documente fără să fie introduse din nou. În funcție de drepturile de acces, angajații pot verifica în același sistem stadiul unei comenzi, cantitățile disponibile în stoc sau facturile pentru care mai sunt sume de încasat.

Ce se întâmplă când un client modifică o comandă, iar depozitul a început deja să pregătească produsele? Colegul de la vânzări știe ce a cerut clientul, dar informația trebuie să ajungă la timp și la cei care pregătesc livrarea. Într-un sistem ERP, colegii implicați pot consulta comanda și stadiul pregătirii ei, pe baza operațiunilor înregistrate, pentru a vedea cum poate fi preluată modificarea cerută de client.

În continuare, răspundem la câteva întrebări care explică rolul ERP-ului în activitatea unei companii:

1. Ce înseamnă ERP, explicat pe înțelesul tuturor?

2. Cum funcționează un sistem ERP în activitatea de zi cu zi?

3. Cum urmărești o comandă într-un ERP, de la înregistrare până la încasare?

4. Ce module poate avea un sistem ERP?

5. Ce avantaje aduce un ERP în munca de zi cu zi?

Ce înseamnă ERP, explicat pe înțelesul tuturor?

ERP vine de la Enterprise Resource Planning, adică planificarea resurselor întreprinderii. Resursele sunt ceea ce folosește compania pentru a-și desfășura activitatea: de exemplu, materialele necesare fabricării unui produs sau banii disponibili pentru achiziții.

Un sistem ERP este organizat în module, adică zone ale programului dedicate unor activități. Colegul din depozit lucrează cu evidența produselor, iar cel din contabilitate înregistrează și verifică documentele financiare. Fiecare are propriile sarcini, însă informațiile de care au nevoie sunt legate între ele. De exemplu, când o livrare de la furnizor ajunge în depozit, produsele primite sunt verificate, iar recepția este înregistrată în program. În urma înregistrării, cantitățile primite sunt adăugate în evidența stocurilor, iar datele achiziției pot fi folosite și în contabilitate.

Modulele folosite depind de activitatea firmei. O fabrică are nevoie să urmărească și producția, în timp ce pentru o companie de distribuție contează în special coordonarea comenzilor cu stocurile și livrările.

Cum funcționează un sistem ERP în activitatea de zi cu zi?

Un sistem ERP permite folosirea informațiilor înregistrate într-un departament și în activitatea celorlalte echipe. Datele sunt introduse de angajați sau preluate din aplicații conectate. De exemplu, când un angajat întocmește o factură pe baza unei comenzi, programul poate prelua datele clientului și produsele comandate. Angajatul verifică informațiile și emite factura, fără să introducă din nou aceleași date.

Să luăm exemplul Tabac Xpress. Pentru aprovizionarea magazinelor, echipa are nevoie să știe ce produse mai sunt disponibile în fiecare locație. Prin TeamApps ERP și TeamPOS, stocurile se actualizează automat după fiecare vânzare, iar sistemul calculează necesarul de reaprovizionare. Echipa poate consulta situația întregii rețele și poate pregăti comenzile de aprovizionare folosind aceste informații.

Rapoartele folosesc, la rândul lor, datele înregistrate în ERP. Dacă un client a plătit, dar încasarea încă nu se regăsește în evidența facturii, aceasta poate apărea în continuare ca neachitată. De aceea, operațiunile trebuie înregistrate la timp, pentru ca echipa să poată verifica situația actualizată.

Cum urmărești o comandă într-un ERP, de la înregistrare până la încasare?

Să presupunem că un client comandă 100 de bucăți din același produs. Într-un sistem ERP, comanda poate fi urmărită împreună cu livrările și facturile aferente. Echipa vede ce cantități mai are de trimis, iar situația încasărilor arată ce sume au rămas de plătit. Etapele și automatizările depind de configurarea programului.

1. Înregistrarea comenzii. Colegul de la vânzări selectează clientul și produsele, completează cantitățile și verifică prețurile convenite. Prin conectarea TeamSFA cu TeamApps ERP, informațiile înregistrate de agenți la preluarea comenzilor din teren pot fi folosite mai departe de echipele de la sediu.

2. Verificarea disponibilității. Echipa verifică ce cantități sunt disponibile pentru livrare. Produsele pot fi rezervate pentru client, conform regulilor firmei, astfel încât cantitățile alocate să fie luate în calcul la verificarea altor comenzi.

3. Pregătirea și livrarea. Depozitul pregătește produsele și înregistrează cantitatea expediată. Dacă pleacă inițial 80 de bucăți, pe comandă rămân de urmărit cele 20 care trebuie livrate ulterior.

4. Facturarea. În exemplul nostru, factura este emisă pentru cele 80 de bucăți livrate, folosind datele din comandă și documentele aferente livrării. Când sunt trimise și cele 20 de bucăți rămase, documentele lor păstrează legătura cu aceeași comandă.

5. Urmărirea încasării. Echipa financiară urmărește factura și încasările înregistrate, pentru a verifica ce sumă mai are clientul de plătit.

O comandă poate fi livrată complet, dar încă neachitată. Păstrarea legăturii dintre comandă și documentele aferente îi ajută pe colegi să distingă ce mai este de livrat de ce mai este de încasat.

Ce module poate avea un sistem ERP?

Modulele unui sistem ERP acoperă diferite activități ale companiei. Denumirile și funcțiile diferă între furnizori, iar configurația se stabilește în funcție de modul de lucru al firmei. În TeamApps ERP, de exemplu, sunt disponibile următoarele zone:

Pentru a stabili ce module sunt necesare, merită urmărită o operațiune de la început până la sfârșit. Dacă firma livrează cu mașini proprii, de exemplu, modulul Comenzi de transport ajută la organizarea rutelor și urmărirea livrărilor. Modulul Parc auto ține evidența vehiculelor folosite, inclusiv a termenelor pentru revizii și asigurări. Cele două acoperă nevoi diferite ale aceleiași activități.

Ce avantaje aduce un ERP în munca de zi cu zi?

Un sistem ERP poate reduce timpul petrecut cu introducerea repetată a datelor și cu verificările între evidențe separate. Colegii găsesc mai ușor informațiile necesare, iar riscul ca aceeași operațiune să fie înregistrată diferit scade. De exemplu, colegul de la vânzări poate verifica în program disponibilitatea produselor și prețurile înainte să răspundă unui client. Accesul la aceste informații reduce nevoia de a cere separat confirmări despre stoc sau de a căuta prețul într-un alt fișier.

Pregătirea rapoartelor poate presupune mai puțină muncă manuală, deoarece acestea folosesc informațiile deja înregistrate în program. Pentru a compara, de exemplu, vânzările magazinelor în perioade diferite, datele pot fi analizate și prin Business Intelligence, un set de instrumente care ajută la observarea diferențelor și a tendințelor.

Când aflarea stocului disponibil sau pregătirea unui raport cer frecvent căutări prin fișiere și centralizări manuale, merită analizate și celelalte semne că firma are nevoie de un software ERP. Beneficiile depind de configurarea programului și de corectitudinea datelor folosite.

În concluzie, un sistem ERP conectează activitățile companiei și permite echipelor să folosească informațiile deja înregistrate pe măsură ce lucrul avansează. Utilitatea lui se vede în situații concrete, când un coleg verifică stadiul unei comenzi sau află ce facturi mai sunt de încasat. Pentru ca aceste răspunsuri să fie de încredere, programul trebuie configurat după procesele firmei, iar operațiunile înregistrate corect și la timp.

Solicită un demo gratuit și vezi cum poate fi configurat TeamApps ERP pentru activitatea și fluxurile de lucru ale companiei tale.

Întrebări frecvente despre sistemele ERP

1. Care este diferența dintre un ERP și un program de contabilitate?

Un program de contabilitate este dedicat evidențelor și raportărilor contabile. Un sistem ERP conectează această activitate cu alte zone ale firmei, precum vânzările, stocurile și producția. Funcțiile disponibile diferă de la o soluție la alta.

2. Poate folosi un ERP și o firmă mică?

Da. Contează cât de dificil este de urmărit activitatea și ce informații trebuie să circule între colegi. O firmă mică poate avea nevoie de un ERP dacă gestionează mai multe depozite sau pierde mult timp centralizând comenzile.

3. Trebuie să știi programare ca să folosești un ERP?

Pentru operațiunile obișnuite, precum introducerea unei comenzi sau consultarea stocului, nu sunt necesare cunoștințe de programare. Angajații au însă nevoie de instruire pentru funcțiile pe care le folosesc în munca lor.

4. Un ERP poate funcționa împreună cu programele deja folosite?

Da, dacă există posibilitatea conectării lor. De exemplu, un magazin online poate transmite comenzile către ERP. Ce informații se transferă și cât de des sunt actualizate depind de aplicații și de integrarea realizată.

5. Ce presupune implementarea unui ERP?

Implementarea începe cu analiza activității firmei și alegerea funcțiilor necesare. Urmează pregătirea și transferul datelor, configurarea programului și testarea operațiunilor. Angajații sunt instruiți pentru a putea lucra în sistem.

Glosar de termeni

ERP (Enterprise Resource Planning): program care conectează activitățile unei companii și informațiile folosite de departamente.

Modul: parte a ERP-ului dedicată unei activități, precum vânzările sau contabilitatea.

Bază de date comună: locul în care sunt păstrate și organizate informațiile folosite în sistem.

Recepție: verificarea și înregistrarea produselor primite de la un furnizor.

SFA (Sales Force Automation): aplicație care ajută agenții de vânzări să preia comenzi și să urmărească informațiile despre clienți.

POS (Point of Sale): sistem folosit pentru înregistrarea vânzărilor la punctul de vânzare.

BI (Business Intelligence): instrumente care analizează datele și le prezintă în rapoarte sau grafice, pentru a ajuta la înțelegerea rezultatelor.

Pe scurt: ERP-ul conectează activitățile companiei prin informații comune. Echipele pot urmări operațiunile și documentele aferente, iar rapoartele folosesc datele înregistrate. Configurarea potrivită și actualizarea la timp a informațiilor ajută oamenii să lucreze pe baza aceleiași situații.